Organisationsassistent*in am Institut für Politikwissenschaft

Ihr persönlicher Wirkungsraum: 

Sie unterstützen die Instituts- und Forschungsverwaltung am Institut für Politikwissenschaft, führen Aufgaben rund um Personal-, Budget und Raumverwaltung durch und unterstützen den Bereich Öffentlichkeitsarbeit. Ihre Aufgabenbereiche umfassen somit eine spannende Bandbreite sowie eine Vielzahl an diversen Möglichkeiten, Ihre organisatorischen Fähigkeiten gestaltend einzubringen, um somit aktiv an der Führung eines der erfolgreichsten politikwissenschaftlichen Institute im deutschsprachigen Raum mitzuwirken.

Was uns als Team besonders wichtig ist, ist ein wertschätzender und respektvoller Umgang miteinander sowie sich gegenseitig Räume für die Verwirklichung eigenständiger und innovativer Ideen zu geben.

Die Position ist zunächst auf den Zeitraum eines Jahres befristet. Es besteht die Möglichkeit, das Dienstverhältnis in beiderseitigem Einvernehmen zu entfristen.

Das machen Sie konkret: 

• Sie übernehmen Aufgaben im Bereich Personalverwaltung, unterstützen u.a. bei Stellenausschreibungen und bei der Abwesenheitsverwaltung.
• Sie übernehmen Budgetagenden, sind für die Rechnungsabwicklung und das Budgetcontrolling zuständig.
• Sie unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit des Instituts, u.a. durch selbstständige redaktionelle Betreuung der Institutshomepage und durch Übernahme von Vertretungsaufgaben in Zusammenhang mit der Erstellung des wöchentlichen Newsletters.
• Sie unterstützen bei der Planung und bei der Umsetzung von Raumagenden.
• Sie übernehmen allgemeine Sekretariatstätigkeiten.

Das gehört zu Ihren persönlichen Kenntnissen: 

• Allgemeine oder berufsbildende höhere Schule (Matura) oder relevante betriebswirtschaftliche Vorerfahrung bzw. Zusatzausbildung
• Berufserfahrung im Office-Management, vorzugsweise im universitären Kontext
• Selbstständiger und strukturierter Arbeitsstil
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Word und Excel)
• Erfahrung mit Content Management System (z.B. Typo 3) sowie mit SAP ist von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil:

• Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen.
• Sie strukturieren gerne vielschichtige Aufgabenstellungen und wissen genau, wie sie diese priorisieren.
• Sie sind Teamplayer*in und haben hohe soziale und kommunikative Kompetenz.
• Sie sind daran interessiert, sich regelmäßig weiterzubilden.

Das bieten wir Ihnen:

Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit und die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten.

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten, wertschätzenden Administrationsteams.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.

Faires Gehalt: Das Grundgehalt (auf Vollzeitbasis) von EUR 2.599,2 erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnis Ihrer Qualifikation
• Dienstzeugnissen
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben - Button

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

admin.politikwissenschaft@univie.ac.at